Všeobecné nariadenie o ochrane osobných údajov GDPR pre wellness konzultantov

© dōTERRA (Europe) Ltd. Altius House, 1 North Fourth Street, Milton Keynes, MK9 1DG, UK | doterra.com dōTERRA a všeobecné nariadenie o ochrane osobných údajov (GDPR) – časté otázky dōTERRA, the celosvetový líder na trhu s aromaterapiou a esenciálnymi olejmi, zaznamenala obrovský rast po celom svete vrátane Európy. Spoločnosti dōTERRA záleží na budúcom raste a stabilite v Európe a bude pôsobiť v súlade s platnými predpismi vrátane nového Všeobecného nariadenia o ochrane osobných údajov (GDPR). Konkrétne toto nariadenie vyžaduje, aby dōTERRA a wellness konzultanti boli v súlade s GDPR, aby tak boli ochránené osobné a súkromné dáta jednotlivcov. Nasledujúce časté otázky budú dostupné na http://doterraeveryday.eu a budú pravidelne doplňované. 1. ČO JE TO GDPR? Všeobecné nariadenie o ochrane osobných údajov (GDPR) je kulmináciou štvorročného projektu o aktualizácii súčasných noriem ochrany údajov a súkromia pre 21. storočie. Cieľom GDPR je zosúladiť túto snahu v celej Európskej únii (EÚ). GDPR je tiež v procese prijímania viacerými krajinami Európskeho hospodárskeho priestoru (EHP). 2. KEDY SA GDPR ZAČNE? Dňom účinnosti GDPR je 25. máj 2018. 3. ČO SÚ TO OSOBNÉ ÚDAJE A KDE ICH JE MOŽNÉ ZÍSKAŤ? Osobné údaje sú akékoľvek informácie vzťahujúce sa na fyzickú osobu, ktoré je možné použiť na priamu alebo nepriamu identifikáciu osoby. Môže sa jednať o meno, fotografiu, email, bankové údaje, príspevky na sociálnych sieťach, zdravotné údaje, atď. Údaje sa nachádzajú v systémoch, objednávkach, online, v databázach, atď. 4. AKO SA MA GDPR TÝKA? GDPR sa vzťahuje na všetky organizácie a jednotlivcov, ktorí pracujú s osobnými údajmi. V rámci GDPR je „dotknutá osoba“ fyzická osoba, ktorej údaje sa majú chrániť. GDPR ďalej špecifikuje dve kategórie užívateľov údajov. Tieto dve kategórie sú „prevádzkovatelia údajov“ a „spracovatelia údajov“. Prevádzkovateľ údajov uvádza ako a prečo sa osobné údaje spracovávajú. Spracovateľ údajov je strana, ktorá reálne spracúva časť alebo všetky údaje v mene prevádzkovateľa údajov. dōTERRA sa identifikovala ako prevádzkovateľ údajov. dōTERRA navyše taktiež identifikovala wellness konzultantov ako prevádzkovateľov údajov. Preto dōTERRA aktualizuje svoje zmluvy pre wellness konzultantov (Wellness Advocate Agreement) a príručku pravidiel (Policy Manual) pre celú Európu, aby vytvorila zmluvu s wellness konzultantmi ako prevádzkovateľmi údajov a aby definovala vzťah konzultantov k spoločnosti dōTERRA ako prevádzkovateľovi údajov. 5. AKO MÁM ĎALEJ POKRAČOVAŤ AK CHCEM DODRŽIAVAŤ GDPR A PRAVIDLÁ SPOLOČNOSTI dōTERRA? • Oboznámte sa s nariadením GDPR a s pravidlami dōTERRA (oddiel 17). • Po úspešnom zaregistrovaní nového člena spoločnosti dōTERRA proaktívne zmažte a/alebo zodpovedne vyhoďte osobné a súkromné údaje wellness konzultanta alebo zákazníka. Údaje by mali existovať iba online, aby ich bolo možné jednoducho odstrániť v prípade požiadania. To Vám tiež pomôže pri pravidelnom obnovovaní zoznamov. • Je dobré si navyknúť na pravidelné kontroly Vašich zoznamov emailových adries. Bezodkladne vymažte jednotlivcov, ktorí sa odhlásili alebo požiadali, aby bolo ich meno odstránené z Vášho zoznamu emailových adries. Aspoň raz mesačne si aktualizujte Váš zoznam kontaktov. Prosím, berte na vedomie, že toto nie je úplný zoznam všetkých možností. 6. NASLEDUJE dōTERRA NARIADENIE GDPR? Áno, dōTERRA sa zaväzuje dodržiavať GDPR. Spoločnosť dōTERRA podniká nevyhnutné kroky, aby zabezpečila, že osobné súkromie je najvyššou prioritou. 7. ČO ROBÍ dōTERRA S MOJIMI OSOBNÝMI ÚDAJMI? dōTERRA používa osobné údaje wellness konzultantov a zákazníkov, aby okrem iného identifikovala účty, spracovala objednávky, zabezpečila úplné vrátenie peňazí, odpovedala na otázky, pripravila výkazy a aby mohla osloviť wellness konzultantov a zákazníkov v rámci bežného podnikania. dōTERRA tiež používa osobné informácie, aby vyplatila provízie, vykonala platby prevodom, poskytla ocenenie a na vytvorenie výkazov. 8. KDE dōTERRA UKLADÁ MOJE OSOBNÉ ÚDAJE? Spoločnosť dōTERRA ukladá dáta na svojich serveroch a vo svojich databázach. Navyše, aby splnila všetky povinnosti voči wellness konzultantom a zákazníkom, dōTERRA uzavrela zmluvy s tretími stranami, aby poskytla funkčné služby, ako napríklad spracovanie platobných kariet a plnenie objednávok. Kompletný zoznam používateľov údajov môžete získať, ak kontaktujete spoločnosť dōTERRA alebo nám napíšete na: dōTERRA Attn: Legal Department 389 South 1300 West Pleasant Grove, Utah 84062 9. POČUL/-A SOM, ŽE GDPR ZAHŔŇA PREVÁDZKOVATEĽOV ÚDAJOV A SPRACOVATEĽOV ÚDAJOV. AKÝ JE MEDZI NIMI ROZDIEL? Prevádzkovateľ je používateľ údajov, ktorý rozhoduje o účeloch, podmienkach a spôsoboch spracovania osobných údajov. Spracovateľ je používateľ údajov, ktorý spracováva osobné údaje v mene prevádzkovateľa. 10. SÚ WELLNESS KONZULTANTI PREVÁDZKOVATEĽMI ALEBO SPRACOVATEĽMI ÚDAJOV? Ako je spomenuté vyššie v bode 4, wellness konzultanti sú prevádzkovateľmi údajov. 11. ZA ČO SOM AKO WELLNESS KONZULTANT, PREVÁDZKOVATEĽ ÚDAJOV, ZODPOVEDNÝ? Zodpovednosťou wellness konzultantov je dodržiavať GDPR. Nižšie uvedený zoznam zodpovedností pridaný do oddielu 17 európskych príručiek pravidiel (Policy Manual) obsahuje nasledovné: A. Ochrana osobných údajov: Ako samostatne zárobkovo činné, nezávislé zmluvné strany sú wellness konzultanti prevádzkovateľmi údajov, čo sa týka akýchkoľvek osobných údajov (vrátane osobných údajov zákazníka), ktoré spracúvajú v rámci svojej podnikateľskej činnosti ako wellness konzultanti. Zodpovednosťou wellness konzultantov je zabezpečiť, že takéto osobné údaje sú spracovávané, uskladňované a odstraňované plne v súlade s platnými zákonmi o ochrane osobných údajov vrátane všeobecného nariadenia EÚ o ochrane osobných údajov © dōTERRA (Europe) Ltd. Altius House, 1 North Fourth Street, Milton Keynes, MK9 1DG, UK | doterra.com 2016/679. To okrem iného zahŕňa nasledujúce povinnosti: 1. plniť všetky povinnosti podľa platných zákonov o ochrane osobných údajov vrátane povinností ohľadom bezpečnosti osobných údajov a dôvernosti; 2. zaistiť, aby boli dotknutým osobám poskytnuté náležité informácie ohľadom spracovávania ich osobných údajov vrátane zdieľania ich osobných údajov so spoločnosťou; 3. zaistiť, že majú právny základ na spracovávanie osobných údajov vrátane zdieľania osobných údajov so spoločnosťou a získania súhlasu dotknutých osôb na spracovanie ich osobných údajov, ak to vyžadujú príslušné zákony o ochrane údajov; 4. zaistiť, že dotknuté osoby môžu uplatňovať práva na ochranu údajov, ktoré im boli udelené podľa platných zákonov o ochrane údajov; 5. uzavrieť písomnú zmluvu so spracovateľmi údajov, na ktorých sa spoliehajú ohľadom spracovávania osobných údajov v ich mene v súlade s príslušnými zákonmi o ochrane osobných údajov; 6. uskutočňovať vhodné technické a organizačné opatrenia, aby sa zaistilo a aby bolo možné preukázať, že spracovávanie sa vykonáva v súlade s platnými zákonmi o ochrane osobných údajov; 7. okamžite oboznámiť spoločnosť o akomkoľvek skutočnom alebo možnom narušení údajov, ktoré ovplyvňuje osobné údaje spracovávané wellness konzultantmi v súvislosti s ich činnosťou ako wellness konzultantov; 8. plne spolupracovať so spoločnosťou pri každom primeranom a zákonnom úsilí zabrániť, zmierniť alebo napraviť takéto narušenie údajov; a 9. na vykonávanie a poskytovanie primeranej ochrany v prípade prenosu osobných údajov do krajín mimo EHP, ako to vyžadujú príslušné zákony na ochranu osobných údajov. 12. SLEDUJE DŌTERRA SÚBORY COOKIE NA SVOJEJ WEBSTRÁNKE Áno a od 25. mája 2018 sa návštevníci budú môcť odhlásiť alebo si vybrať, ktoré súbory cookie budú odoberať. 13. KDE VIEM NÁJSŤ VIAC INFORMÁCIÍ O TOMTO NARIADENÍ? https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data- protection-eu_en#relatedlinks 14. ČO JE ZODPOVEDNOSŤOU SPOLOČNOSTI dōTERRA? Ako prevádzkovateľ údajov má dōTERRA zaistiť, že osobné údaje sú spracovávané, uskladňované a odstraňované plne v súlade s platnými zákonmi o ochrane osobných údajov vrátane GDPR. 15. ČO MÔŽE UROBIŤ WELLNESS KONZULTANT, ABY DODRŽIAVAL GDPR? Vo všeobecnosti platí, že ak wellness konzultant používa osobné údaje v rámci nástrojov poskytovaných vo virtuálnej kancelárii, jeho dodržiavanie GDPR bude pomerne jednoduché, keďže dōTERRA bude virtuálnu kanceláriu aktualizovať. Ak si však wellness konzultant z virtuálnej kancelárie stiahne zoznamy obsahujúce osobné údaje alebo ak si vytvorí svoje vlastné nástroje a/alebo zoznamy s osobnými údajmi, potom musí wellness konzultant dodržiavať všetky aspekty GDPR týkajúce sa prevádzkovateľa údajov. Tieto povinnosti zahŕňajú okrem iného zoznam poskytnutý v bode 10 vyššie. Wellness konzultant musí uchovávať všetky známe osobné údaje, ktoré dostal od zákazníkov alebo novo registrovaných wellness konzultantov, v prísnej dôvernosti a súkromí. Po úspešnom zaregistrovaní člena do spoločnosti dōTERRA, keď sú ich údaje zadané do systému spoločnosti dōTERRA, prosím, zmažte alebo zničte osobné alebo súkromné údaje, keďže nie je potrebné ich ďalej uchovávať. 16. ŽIJEM MIMO EÚ, ALE SPRACÚVAM ÚDAJE ĽUDÍ V EÚ. TÝKA SA MA GDPR AJ TAK? Áno, wellness konzultanti žijúci mimo EÚ, ktorí pracujú s osobnými údajmi ľudí žijúcich v EÚ, sa musia riadiť nariadením GDPR. 17. ČO AK MA ČLEN DŌTERRA POŽIADA, ABY SOM S NÍM/ ŇOU PRESTAL/-A KOMUNIKOVAŤ ALEBO EMAILOVAŤ? JE TO PORUŠENÍM GDPR? Áno, ak si dotknutá osoba vyžiada, aby viac nedostávala marketingovú komunikáciu, tejto žiadosti je potrebné vyhovieť do 30 dní. Osobná zodpovednosť za nedodržanie tohto nariadenia GDPR môže byť uložená jednotlivým wellness konzultantom prostredníctvom osobných súdnych konaní a/alebo vládnych opatrení. Pravidlá spoločnosti dōTERRA taktiež zakazujú spamovať členov Vášho tímu a iných. V súlade so zásadami GDPR a pravidlami dōTERRA teda musia mať wellness konzultanti vždy možnosť odhlásiť sa z komunikácie od spoločnosti alebo ostatných wellness konzultantov. Ak si myslíte, že dostávate nevyžiadanú korešpondenciu, neváhajte nás kontaktovať na compliance@doterra.com, aby sme pomohli vyriešiť daný problém. 18. KOHO MÔŽEM KONTAKTOVAŤ, AK MÁM OTÁZKY O GDPR? Všetky informácie sú dostupné na oficiálnej stránke EÚ o GDPR. dōTERRA rada poskytne informácie týkajúce sa práv dotknutých osôb. dōTERRA tiež rada poskytne všeobecné informácie do rozsahu povoleného zákonom ohľadom povinností wellness konzultantov podľa GDPR. Ak by ste si chceli uplatniť svoje práva na ochranu údajov, prosím, kontaktujte spoločnosť dōTERRA alebo nám napíšte na: dōTERRA Attn: Legal Department 389 South 1300 West Pleasant Grove, Utah 84062 19. AKO SI VYŽIADAM, ABY BOLI MOJE OSOBNÉ ÚDAJE VYMAZANÉ Z DATABÁZY dōTERRA? Ak by ste si chceli uplatniť svoje práva na ochranu údajov, prosím, kontaktujte spoločnosť dōTERRA alebo nám napíšte na: dōTERRA Attn: Legal Department 389 South 1300 West Pleasant Grove, Utah 84062 20. DELÍ SA dōTERRA O MOJE OSOBNÉ ÚDAJE S TRETÍMI STRANAMI? dōTERRA sa o osobné údaje delí so strategickými tretími stranami (viď. bod 7), aby tak naplnila všetky svoje zodpovednosti voči wellness konzultantom a zákazníkom. Príkladom tretích strán, s ktorými má dōTERRA zmluvu, sú spracovatelia platobných kariet, spoločnosti na prepravu a plnenie, a databázové služby, ktoré poskytujú virtuálnu kanceláriu a webstránky. 21. USKUTOČNIA SA ZMENY V KONTAKTNÝCH INFORMÁCIÁCH, KTORÉ VIDÍME VO VIRTUÁLNEJ KANCELÁRII? Všetky zmeny potrebné k tomu, aby dōTERRA dodržiavala GDPR sú implementované na webových platformách dōTERRA. Ako prevádzkovateľ údajov dōTERRA splní požiadavku wellness konzultantov, aby sme vymazali údaje z našich systémov vrátane virtuálnej kancelárie. Viditeľné kontaktné informácie vo virtuálnej kancelárii sa považujú za autorizované za predpokladu, že člen nekontaktoval spoločnosť dōTERRA, aby boli jeho údaje vymazané (viď. bod 18).