DSGVO FAQ für dōTERRA Produktberater

© dōTERRA (Europe) Ltd. Altius House, 1 North Fourth Street, Milton Keynes, MK9 1DG, UK | doterra.com dōTERRA FAQ (Häufige Fragen) zur DSGVO dōTERRA, weltweiter Marktführer im Bereich Aromatherapie und ätherische Öle, ist in den letzten Jahren immens gewachsen, auch in Europa. dōTERRA hat sich Fortschritt und Stabilität in Europa verschrieben und hält sich an geltende Vorschriften, einschließlich der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Diese Vorschrift verpflichtet dōTERRA sowie seine Produktberater, personenbezogene Daten gemeinsam zu schützen. Die folgenden FAQ (Häufigen Fragen) können auf http://doterraeveryday.eu eingesehen werden. Sie werden in regelmäßigen Abständen aktualisiert. 1. WAS IST DIE DSGVO? Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist das Ergebnis eines vierjährigen Projekts zur Aktualisierung des derzeitigen Datenschutzstandards für das 21. Jahrhundert. Die DSGVO hat das Ziel, diese Bemühungen in der gesamten Europäischen Union (EU) zu vereinheitlichen. Die DSGVO soll in absehbarer Zeit auch von mehreren Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übernommen werden. 2. WANN TRITT DIE DSGVO IN KRAFT? Die DSGVO tritt am 25. Mai 2018 in Kraft. 3. WAS SIND PERSONENBEZOGENE DATEN UND WO FINDET MAN DIESE? Unter personenbezogene Daten versteht man sämtliche Daten, die sich auf eine Person beziehen und mit denen eine Person direkt oder indirekt identifiziert werden kann. Das kann ein Name sein, ein Foto, eine E-Mail, Bankdaten, Posts in sozialen Medien, medizinische Informationen etc. Daten können in Systemen gefunden werden, bei Bestellungen, online, in Datenbanken etc. 4. INWIEFERN TRIFFT DIE DSGVO AUF MICH ZU? Die DSGVO gilt für alle Organisationen und Personen, die mit personenbezogenen Daten arbeiten. Die DSGVO versteht unter einem „Datensubjekt“ (Betroffenen) eine natürliche Person, deren Daten geschützt werden müssen. Die DSGVO unterscheidet zwei Kategorien von Datennutzern. Diese zwei Kategorien sind in „Datenverantwortliche“ und „Auftragsverarbeiter“ eingeteilt. Ein Datenverantwortlicher gibt vor, wie und warum personenbezogene Daten verarbeitet werden. Der Auftragsverarbeiter ist für die tatsächliche Verarbeitung eines Teils oder der gesamten Daten im Auftrag des Datenverantwortlichen zuständig. Beim Unternehmen dōTERRA handelt es sich um einen Datenverantwortlichen. Auch die Produktberater von dōTERRA sind Datenverantwortliche. Aus diesem Grund aktualisiert dōTERRA seine Produktberaterverträge und Richtlinienhandbücher in ganz Europa, um mit seinen Produktberatern als Datenverantwortliche Verträge abzuschließen und deren Beziehung zu dōTERRA als Datenverantwortliche zu definieren. 5. WIE KANN ICH DIE DSGVO UND DIE DATENSCHUTZ- RICHTLINIEN VON dōTERRA BEFOLGEN? • Machen Sie sich mit der DSGVO und den dōTERRA- Datenschutzrichtlinien (Richtlinienhandbuch Abschnitt 17) vertraut. • Löschen und/oder vernichten Sie alle personenbezogenen Daten eines Produktberaters oder Kunden, nachdem Sie ein neues dōTERRA-Mitglied erfolgreich eingeschrieben haben. Speichern Sie diese nur online, so dass sie einfach entfernt werden können, wenn dies eingefordert wird. So können Sie Ihre Listen zudem einfacher aktualisieren. • Erwägen Sie, Ihren E-Mail-Verteiler regelmäßig zu überprüfen. Entfernen Sie umgehend Personen, die sich abgemeldet haben oder deren Daten aus Ihrer Verteilerliste entfernt werden sollen. Aktualisieren Sie mindestens einmal im Monat Ihre Kontaktlisten. Bitte beachten Sie, dass diese Auflistung nicht vollständig ist. 6. SETZT dōTERRA DIE DSGVO UM? Ja, dōTERRA hat sich verpflichtet, die DSGVO umzusetzen. dōTERRA ergreift alle notwendigen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass der Schutz personenbezogener Daten weiterhin oberste Priorität einnimmt. 7. WAS MACHT dōTERRA MIT MEINEN PERSONENBEZOGENEN DATEN? dōTERRA verwendet personenbezogene Daten von Produktberatern und Kunden unter anderem, um Konten zu identifizieren, Aufträge zu bearbeiten, Rückerstattungen vorzunehmen, Fragen zu beantworten, Berichte zu erstellen und um Produktberater und Kunden im Rahmen des normalen Geschäftsbetriebs zu kontaktieren. Außerdem nutzt dōTERRA personenbezogene Daten, um Provisionen auszuzahlen, Zahlungen auszuführen, Anerkennungsehrungen vorzunehmen sowie zur Erstellung von Berichten. 8. WO BEWAHRT dōTERRA MEINE PERSÖNLICHEN DATEN AUF? dōTERRA speichert Daten auf seinen Servern und Datenbanken. Darüber hinaus hat dōTERRA zur Erfüllung aller Verpflichtungen gegenüber Produktberatern und Kunden einen Vertrag mit Dritten abgeschlossen, um funktionale Dienstleistungen wie die Durchführung von Kartenzahlungen und Auftragsabwicklungen zu erbringen. Sie können eine umfassende Liste der Datennutzer erhalten, indem Sie dōTERRA kontaktieren oder an folgende Adresse schreiben: dōTERRA zH Legal Department 389 South 1300 West Pleasant Grove, Utah 84062, USA 9. ICH HABE GEHÖRT, DASS DIE DSGVO VON „DATENVERANTWORTLICHEN“ UND „AUFTRAGSVERARBEITERN“ SPRICHT. WAS IST DER UNTERSCHIED? Der Datenverantwortliche ist der Datennutzer, der die Zwecke, Bedingungen und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten bestimmt, während der Auftragsverarbeiter der Datennutzer ist, der personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet. © dōTERRA (Europe) Ltd. Altius House, 1 North Fourth Street, Milton Keynes, MK9 1DG, UK | doterra.com 10. IST EIN PRODUKTBERATER DATENVERANTWORTLICHER ODER AUFTRAGSVERARBEITER? Wie unter Punkt 4 erwähnt, handelt es sich bei einem Produktberater um einen Datenverantwortlichen. 11. WELCHE VERANTWORTUNG TRAGE ICH ALS PRODUKTBERATER ODER DATENVERANTWORTLICHER? Der Produktberater ist verpflichtet, die DSGVO einzuhalten. Die nachstehende Zuständigkeitsliste wurde in Abschnitt 17 des europäischen Richtlinienhandbuchs wie folgt ergänzt: A. Datenschutz: Als selbständiger, unabhängiger Unternehmer ist der Produktberater für die Verarbeitung personenbezogener Daten (einschließlich Kundendaten) verantwortlich, die er im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit als Produktberater verarbeitet. Der Produktberater ist dafür verantwortlich, dass diese personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen, einschließlich der EU-Datenschutz-Grundverordnung 2016/679, verarbeitet, gespeichert und vollständig vernichtet werden. Dazu gehören unter anderem folgende Aufgaben: 1. alle Verpflichtungen im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze, einschließlich der Verpflichtungen zur Datensicherheit und Vertraulichkeit, zu erfüllen; 2. sicherzustellen, dass die Datensubjekte (betroffenen Personen) angemessene Informationen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten erhalten, einschließlich der Weitergabe ihrer personenbezogenen Daten an das Unternehmen; 3. sicherzustellen, dass er über eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten verfügt, einschließlich der Weitergabe personenbezogener Daten an das Unternehmen, und die Zustimmung der betroffenen Personen zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einzuholen, sofern dies nach den geltenden Datenschutzgesetzen erforderlich ist; 4. sicherzustellen, dass die betroffenen Personen die ihnen nach den geltenden Datenschutzgesetzen eingeräumten Datenschutzrechte ausüben können; 5. eine schriftliche Vereinbarung mit den Auftragsverarbeitern zu treffen, die für ihn personenbezogene Daten in seinem Namen gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen verarbeiten; 6. geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um sicherzustellen und nachweisen zu können, dass die Verarbeitung in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen erfolgt; 7. das Unternehmen unverzüglich über jeden tatsächlichen oder vermuteten Datenverstoß in Zusammenhang mit personenbezogenen Daten zu informieren, die von Produktberatern im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit als Produktberater verarbeitetet werden; 8. mit dem Unternehmen in allen angemessenen und rechtmäßigen Anstrengungen zur Verhinderung, Minimierung oder Behebung eines solchen Verstoßes gegen personenbezogene Daten uneingeschränkt zusammenzuarbeiten; und 9. für angemessenen Schutz bei der Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb des EWR zu sorgen, wie dies nach den geltenden Datenschutzgesetzen erforderlich ist. 12. VERFOLGT dōTERRA COOKIES AUF SEINER WEBSITE? Ja. Ab 25. Mai 2018 können Besucher selbst wählen, welche Cookies sie nutzen möchten. 13. WO KANN ICH WEITERE INFORMATIONEN ZU DER VERORDNUNG FINDEN? https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data- protection-eu_en#relatedlinks 14. WELCHE VERANTWORTUNG TRÄGT dōTERRA? Als Datenverantwortlicher ist dōTERRA verpflichtet, sicherzustellen, dass personenbezogene Daten in völliger Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen, einschließlich der DSGVO, verarbeitet, gespeichert und vernichtet werden. 15. WAS KANN EIN PRODUKTBERATER TUN, UM SICH AN DIE DSGVO ZU HALTEN? Arbeitet ein Produktberater nur innerhalb der im virtuellen Office zur Verfügung gestellten Tools mit personenbezogenen Daten, ist es grundsätzlich relativ einfach, die Vorgaben der DSGVO einzuhalten, da dōTERRA das virtuelle Office auf dem neuesten Stand hält. Wenn ein Produktberater jedoch Listen mit personenbezogenen Daten herunterlädt oder eigene Tools und/oder Listen mit personenbezogenen Daten verwendet, muss er alle Aspekte der DSGVO, die auf einen Datenverantwortlichen zutreffen, erfüllen. Zu diesen Aufgaben zählen u.a. jene, die unter Punkt 10 aufgezählt werden. Ein Produktberater muss alle bekannten personenbezogenen Daten, die er von Kunden und neu angemeldeten Produktberatern erhält, streng vertraulich und privat behandeln. Nachdem ein Mitglied erfolgreich bei dōTERRA eingeschrieben wurde und seine Daten sich im System von dōTERRA befinden, löschen oder vernichten Sie personenbezogene Daten, da es nicht notwendig ist, diese aufzubewahren. 16. TRIFFT DIE DSGVO AUF MICH ZU, WENN ICH AUSSERHALB DER EU LEBE, JEDOCH DATEN VON PERSONEN VERARBEITE, DIE INNERHALB DER EU LEBEN? Ja, Produktberater mit Sitz außerhalb der EU, die Daten von Personen verarbeiten, die in der EU leben, müssen die DSGVO einhalten. 17. WAS, WENN EIN MITGLIED VON DŌTERRA MICH DARUM BITTET, IHN NICHT MEHR ZU KONTAKTIEREN ODER IHM KEINE E-MAILS ZU SCHREIBEN? HANDELT ES SICH HIERBEI UM EINEN VERSTOSS GEGEN DIE DSGVO? WAS, WENN DIES NICHT GETAN WIRD? Ja, wenn ein Betroffener verlangt, keine Marketinginformationen mehr zu erhalten, muss dieser Forderung innerhalb von 30 Tagen nachgekommen werden. Die persönliche Haftung für die Nichteinhaltung dieser Bestimmung der DSGVO kann einem Produktberater durch eine persönliche Klage und/oder staatliche Maßnahmen auferlegt werden. Die dōTERRA-Richtlinien verbieten außerdem das Versenden von Spam an Ihr Team und andere. Gemäß DSGVO sowie den dōTERRA-Richtlinien muss ein Produktberater immer die Möglichkeit anbieten, sich abzumelden oder keine Informationen und Schreiben vom Unternehmen oder anderen Produktberatern zu erhalten. Wenn Sie meinen, dass Sie Korrespondenz erhalten, die sie nicht veranlasst haben, kontaktieren Sie uns bitte unter compliance@doterra.com, um das Problem zu lösen. © dōTERRA (Europe) Ltd. Altius House, 1 North Fourth Street, Milton Keynes, MK9 1DG, UK | doterra.com 18. AN WEN KANN ICH MICH WENDEN, WENN ICH FRAGEN ZUR DSGVO HABE? Sie finden alle Informationen auf der offiziellen DSGVO- Webseite der EU. dōTERRA gibt gerne Auskunft über die Rechte der Betroffenen. Darüber hinaus informiert dōTERRA, soweit gesetzlich zulässig, gerne über die allgemeinen Aufgaben eines Produktberaters gemäß der DSGVO. Wenn Sie Ihre Datenschutzrechte wahrnehmen möchten, wenden Sie sich bitte an dōTERRA oder schreiben Sie uns an: dōTERRA zH Legal Department 389 South 1300 West Pleasant Grove, Utah 84062, USA 19. WIE KANN ICH DIE LÖSCHUNG MEINER PERSONENBEZOGENEN DATEN AUS DER DATENBANK VON dōTERRA EINFORDERN? Wenn Sie Ihre Datenschutzrechte wahrnehmen möchten, wenden Sie sich bitte an dōTERRA oder schreiben Sie uns an: dōTERRA zH Legal Department 389 South 1300 West Pleasant Grove, Utah 84062, USA 20. GIBT dōTERRA MEINE PERSONENBEZOGENEN DATEN AN DRITTE WEITER? dōTERRA gibt personenbezogene Daten an strategische Geschäftspartner weiter (siehe FAQ Punkt 7), um seiner Verantwortung gegenüber Kunden und Produktberatern gerecht zu werden. Beispiele für Dritte, mit denen dōTERRA Verträge abschließt, sind Zahlungskartenverarbeiter, Versand- und Auftragsabwicklungsunternehmen sowie Datenbankdienste zur Bereitstellung des Virtuellen Office und Webseiten. 21. GIBT ES ÄNDERUNGEN AN DEN KONTAKTINFORMATIONEN, DIE IM VIRTUELLEN OFFICE ZU SEHEN SIND? Alle Änderungen, die notwendig sind, damit dōTERRA die Anforderungen der DSGVO erfüllt, wurden auf den dōTERRA- Webplattformen umgesetzt. Als Datenverantwortlicher kommt dōTERRA dem Wunsch des Kunden nach, Informationen aus unseren Systemen, einschließlich des Backoffice, zu entfernen. Sichtbare Kontaktinformationen im Backoffice gelten als autorisiert, es sei denn, ein Mitglied benachrichtigt dōTERRA, seine Daten zu entfernen (siehe FAQ Nummer 18).