Întrebări frecvente privind Regulamentul General pentru Protecția Datelor GDPR

© dōTERRA (Europe) Ltd. Altius House, 1 North Fourth Street, Milton Keynes, MK9 1DG, UK | dōTERRA.com dōTERRA GDPR- Întrebări frecvente cu privire la GDPR (Regula- mentul General pentru Protecţia Datelor) dōTERRA, lider în aromaterapia internaţională şi pe piaţa de uleiuri esenţiale, , a experimentat o creştere globală explozivă, inclusiv în Europa. dōTERRA este o companie dedicată progresului şi stabilităţii în Europa şi se va conforma regulamentelor corespunzătoare, inclusiv Regulamentului General pentru Protecţia Datelor (GDPR –engl). În mod specific, acest regulament cere ca atât dōTERRA cât şi consultanţii să respecte dispoziţiile pentru a proteja datele personale şi private ale persoanelor fizice. Următoarele “Întrebări frecvente” vor fi disponibile la http://dōTERRAeveryday.eu şi vor fi actualizate periodic. 1. CE ESTE GDPR? Regulamentul General pentru Protecţia Datelor (GDPR) este rezultatul unui proiect de patru ani cu scopul de a actualiza standardele curente de protecţie a informaţiei şi a confidenţialităţii pentru a corespunde nevoilor secolului 21. GDPR doreşte să uniformizeze acest efort pentru întreaga Uniune Europeană. GDPR urmează a fi adoptat de câteva ţări din Spaţiul Economic European (EEA). 2. CÂND VA INTRA ÎN VIGOARE GDPR? GDPR va intra în vigoare în 25 mai 2018. 3. CE SUNT DATELE CU CARACTER PERSONAL ŞI UNDE POT FI GĂSITE? Datele cu caracter personal se referă la orice informaţie legată de o persoană fizică care poate fi folosită direct sau indirect să identifice persoana. Poate fi orice tip de informaţie, începând de la un nume, o fotografie, o adresă de email, informaţii bancare, postări de pe reţelele de socializare, informaţii medicale, etc. Datele se găsesc în cadrul sistemelor, la comenzi, în baze de date pe internet, etc. 4. CUM SE APLICĂ GDPR ÎN CAZUL MEU? GDPR se aplică la toate organizaţiile şi persoanele care lucrează cu date personale. În cadrul GDRP, “persoana vizată” este o persoană fizică ale cărei informaţii personale trebuie protejate. Mai mult, GDPR identifică două categorii de utilizatori de date. Cele două categorii sunt “Operatorii de date cu caracter personal” şi “Procesatorii de date cu caracter personal”. Un operator de date determină cum şi de ce se procesează datele cu caracter personal. Un procesator de date este entitatea care procesează efectiv o parte sau toate datele pentru operatorul de date. dōTERRA s-a identificat ca operator de date. Pe lângă aceasta, dōTERRA a identificat şi pe consultanţii săi ca operatori de date. Prin urmare, dōTERRA va actuliza Contractul pentru consultanţi şi Manualele cu politica companiei pentru toată Europa, ca astfel consultanţii să intre sub incidenţa contractului în calitate de operatori de date, precum şi să definească relaţia lor cu dōTERRA ca operatori de date. 5. CE VA TREBUI SĂ FAC DUPĂ IMPLEMENTAREA GDPR ŞI ACTUALIZAREA POLITICII DŌTERRA? • Familiarizaţi-vă cu GDPR şi cu politica dōTERRA (secţiunea 17). • Când un nou membru dōTERRA a fost înrolat cu succes, ştergeţi şi/sau distrugeţi în mod responsabil informaţiile personale şi confidenţiale ale consultantului sau ale clientului. Lăsaţi ca informaţia să rămână activă doar pe internet, pentru a putea fi eliminată când se solicită acest lucru. Aceasta vă va ajuta să vă reactualizaţi listele frecvent. • Puteţi să vă faceţi-vă un obicei de a revizui periodic lista cu adresele de e-mail. Ştergeţi imediat persoanele care se dezabonează sau cer să li şteargă numele de pe lista dvs. de corespondenţă. Cel puţin o dată pe lună revizuiţi şi reactualizaţi lista dvs. de contacte. Vă rugăm să ţineţi cont că aceasta nu este o listă atotcuprinzătoare. 6. DŌTERRA SE CONFORMEAZĂ LA GDPR? Da, dōTERRA se angajează să respecte GDPR. dōTERRA ia măsurile necesare pentru a se asigura că menţinerea confidenţialităţii datelor este o prioritate maximă. 7. CE FACE DŌTERRA CU DATELE MELE PERSONALE? dōTERRA foloseşte datele personale ale consultanţilor şi clienţilor să identifice conturile, să proceseze comenzile, să întocmească rapoarte de indicatori de performanţă şi pentru a comunica cu clienţii şi consultanţii, pe lângă altele. În plus, dōTERRA foloseşte informaţiile personale pentru a plăti comisioane, pentru a transfera plăţi, pentru recunoaşterea meritelor şi pentru a întocmi rapoarte. 8. UNDE STOCHEAZĂ DŌTERRA DATELE MELE PERSONALE? dōTERRA stochează datele pe servere şi în bazele de date. În plus, pentru a-şi îndeplini toate responsabilităţile faţă de consultanţi şi faţă de clienţi, dōTERRA are contracte cu părţi terţe pentru a oferi servicii operaţionale, cum ar fi procesare de plăţi prin cărţi de credit şi depozitarea, ambalarea şi livrarea comenzilor. O listă detaliată a utilizatorilor de date poate fi obţinută la adresa dōTERRA Attn: Legal Department 389 South 1300 West Pleasant Grove, Utah 84062, USA 9. AM AUZIT CĂ GDPR INCLUDE OPERATORI DE DATE ŞI PROCESATORI DE DATE CU CARACTER PERSONAL. CARE ESTE DIFERENŢA? Un operator de date cu caracter personal determină scopul, condiţiile şi metodele de a procesa datele personale, în timp ce procesatorul este utilizatorul de date care procesează datele personale pentru operator. 10. SUNT CONSIDERAŢI CONSULTANŢII OPERATORI SAU PROCESATORI DE DATE CU CARACTER PERSONAL? După cum am menţionat la numărul 4, consultanţii sunt operatori de date cu caracter personal.. 11. CARE SUNT RESPONSABILITĂŢILE MELE ÎN CALITATE DE CONSULTANT, OPERATOR DE DATE CU CARACTER PERSONAL? Consultanţii au obligaţia să respecte dispoziţiile GDPR. Lista de © dōTERRA (Europe) Ltd. Altius House, 1 North Fourth Street, Milton Keynes, MK9 1DG, UK | dōTERRA.com mai jos cuprinde responsabilităţile adăugate la secţiunea 17 din Manualul de politici pentru Europa, după cum urmează: A.Protecţia datelor: în calitate de contractanţi independenţi, consultanţii sunt operatorii de date pentru orice fel de date cu caracter personal (inclusiv pentru datele personale ale clienţilor) pe care le procesează în decursul activităţilor economice pe care le desfăşoară ca şi consultanţi. Consultanţii au responsabilitatea să se asigure că astfel de date personale sunt procesate, stocate şi şterşe în conformitate cu legile aplicabile de protecţie de date, inclusiv cu Regulamentul General privind Protecția Datelor UE 2016/679. Aceasta presupune printre altele şi următoarele responsabilităţi: 1. . să-şi îndeplinească toate obligaţiile în condiţiile prevăzute de legislaţia în vigoare care asigură protecţia datelor, inclusiv obligaţiile de siguranţă şi de confidenţialitate; 2. . să se asigure că persoanelor vizate li se oferă informaţii adecvate în ceea ce priveşte procesarea datelor lor cu caracter personal, inclusiv schimbul de date personale cu Compania; 3. să se asigure că au o bază legală pentru procesarea datelor personale, inclusiv pentru schimbul de date cu Compania şi să obţină acordul persoanelor vizate pentru a le procesa datele personale, dacă acest lucru este prevăzut de legislaţia privind protecţia datelor aflată în vigoare; 4. să se asigure că persoanele vizate îşi pot exercita drepturile în materie de protecţie a datelor, drepturi acordate prin legislaţia aplicabilă de protecţie a datelor; 5. să încheie un acord în scris cu procesatorii de date care procesează datele personale pentru ei, în conformitate cu legislaţia de protecţie a datelor aflată în vigoare; 6. să implementeze măsuri de ordin tehnic şi organizatoric adecvate pentru a se asigura că pot să demonstreze că procesarea s-a efectuat în conformitate cu legislaţia de protecţie a datelor aflată în vigoare; 7. să informeze Compania imediat de orice încălcare sau posibilă încălcare a securităţii care afectează datele cu caracter personal procesate de consultanţi în cadrul activităţii lor de consultanţi; 8. . să coopereze pe deplin cu Compania şi să depună eforturi rezonabile şi în cadru legal pentru a preveni, a reduce prejudiciul sau a rectifica o astfel de încălcare a securităţii datelor personale; şi 9. să implementeze şi să ofere protecţie adecvată în cazul transferului de date personale în ţări din afara Spaţiului Economic European, după prevederile legilor aplicabile de protecţie a datelor. 12. . FOLOSEŞTE DŌTERRA COOKIES DE URMĂRIRE PE SITE? Da, începând din 25 mai 2018, vizitatorii vor putea să refuze modulele cookie sau să selecteze la ce module cookie vor permite accesul. 13. UNDE POT GĂSI MAI MULTE INFORMAŢII DESPRE ACEST REGULAMENT? https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/ dataprotection-eu_en#relatedlinks (În limba română https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/ TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679 ) 14. CARE ESTE RESPONSABILITATEA DŌTERRA? În calitate de operator de date, dōTERRA are responsabilitatea de a se asigura că datele personale sunt procesate, stocate şi şterse în deplină conformitate cu legile aplicabile de protecţie a datelor, inclusiv cu GDPR. 15. CE POATE FACE UN CONSULTANT PENTRU A RESPECTA GDPR? În general, dacă un consultant foloseşte datele personale în cadrul biroului virtual, respectarea reglementărilor va fi relativ uşoară, deoarece dōTERRA va menţine biroul virtual actualizat. Însă, dacă un consultant descarcă de la biroul virtual liste care conţin date personale, sau creează instrumente proprii sau liste cu date personale, atunci consultantul trebuie să se conformeze tuturor aspectelor GDPR care vizează operatorii de date. Aceste responsabilităţi includ, printre altele, cele din lista de la numărul 11 de mai sus. Consultanţii trebuie să păstreze în condiţii de strictă siguranţă şi confidenţialitate toate datele personale pe care le primesc de la Clienţii şi de la Consultanţii înrolaţi recent. După ce se înrolează un membru în dōTERRA şi li se înregistrează informaţiile în sistemul dōTERRA, vă rugăm să ştergeţi sau să distrugeţi datele lor personale sau private, deoarece nu mai este necesar să le păstraţi. 16. LOCUIESC ÎN AFARA UE DAR PROCESEZ DATE PENTRU PERSOANE AFLATE ÎN UE. SE APLICĂ GDPR ŞI ÎN CAZUL MEU? Da, Consultanţii care nu se găsesc în UE dar lucrează cu datele personale ale rezidenţilori UE trebuie să respecte GDPR. 17. CE SE ÎNTÂMPLĂ ÎN CAZUL ÎN CARE UN MEMBRU DŌTERRA SOLICITĂ SĂ NU MAI COMUNIC ŞI SĂ NU LE MAI TRIMIT EMAILURI? ESTE O ACEASTA O ÎNCĂLCARE A GDPR? CE POT SĂ FAC ÎN CAZ CONTRAR? Da, în cazul în care o persoană vizată solicită să nu mai primească comunicări de marketing, această solicitare trebuie onorată în timp de 30 de zile. Consultantul răspunde personal dacă nu respectă prevederile GDPR şi poate fi tras la răspundere prin acţiune personală în justiţie şi/sau acţiuni guvernamentale. În plus, politicile dōTERRA interzic trimiterea de mesaje nesolicitate către membrii echipei sau către alte persoane. Prin urmare, în cadrul politicilor atât GDPR, cât şi dōTERRA, Consultanţii trebuie să aibă întotdeauna opţiunea de a se dezabona sau de a solicita să nu mai primească comunicări de la Companie sau de la alţi Consultanţi. Dacă credeţi că primiţi mesaje nesolicitate, vă rugăm să scrieţi la compliance@dōTERRA.com pentru a soluţiona chestiunea. © dōTERRA (Europe) Ltd. Altius House, 1 North Fourth Street, Milton Keynes, MK9 1DG, UK | dōTERRA.com 18. PE CINE POT CONTACTA CU ÎNTREBĂRI ÎN LEGĂTURĂ CU GDPR? Toate informaţiile pot fi găsite pe site-ul oficial al GDPR al UE. oferă cu plăcere informaţii cu privire la drepturile persoanelor vizate. Pe lângă aceasta, dōTERRA oferă cu drag informaţii generale în măsura permisă de lege, în ceea ce priveşte responsabilităţile Consultanţilor în cadrul GDPR. Dacă doriţi să vă exercitaţi drepturile în ceea ce priveşte drepturile de protecţie a datelor vă rog să contactaţi dōTERRA sau să scrieţi la: dōTERRA Attn: Legal Department 389 South 1300 West Pleasant Grove, Utah 84062, USA 19. CUM POT SOLICITA CA DATELE MELE PERSONALE SĂ FIE ŞTERSE DIN DATA DE BAZE DŌTERRA? Dacă doriţi să vă exercitaţi drepturile în ceea ce priveşte protecţia datelor vă rog să contactaţi dōTERRA sau să scrieţi la: dōTERRA Attn: Legal Department 389 South 1300 West Pleasant Grove, Utah 84062, USA 20. TRANSMITE DŌTERRA DATELE MELE PERSONALE CĂTRE PĂRŢI TERŢE? dōTERRA transmite date personale unor părţi terţe care sunt parteneri de afaceri strategici (după cum reiese la întrebarea nr. 7) pentru a-şi îndeplini responsabilităţile faţă de Consultanţi şi faţă de Clienţi. Exemple de părţi terţe sunt procesatorii de plăţi cu cardul, companiile de depozitare, ambalare, pregătire a comenzilor şi transport şi servicii aferente bazei de date pentru biroul virtual şi site-urilor de internet. 21. VOR APĂREA SCHIMBĂRI LA INFORMAŢIILE DE CONTACT CARE SE POT OBSERVA ÎN BIROUL VIRTUAL? Toate schimbările necesare ca dōTERRA să se conformeze cu GDPR sunt implementate pe platformele dōTERRA. În calitate de operator de date personale, dōTERRA va onora solicitările Consultanţilor de a le şterge datele din sistemele noastre, inclusiv de la serviciile administrative. Datele de contact vizibile de la serviciile administrative sunt considerate autorizate, în afara cazului în care membrul anunţă dōTERRA că doreşte să i se elimine toate datele (vedeţi întrebarea nr. 19).