Obecné nařízení o ochraně osobních údajů GDPR pro wellness konzultanty

© dōTERRA (Europe) Ltd. Altius House, 1 North Fourth Street, Milton Keynes, MK9 1DG, UK | doterra.com dōTERRA a obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) - časté otázky dōTERRA, celosvětový lídr na trhu s aromaterapií a esenciálními oleji, zaznamenala obrovský růst po celém světě včetně Evropy. Společnostu dōTERRA záleží na budoucím růstu a stabilitě v Evropě a bude působit v souladu s platnými předpisy včetně nového obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR). Toto nařízení špecificky vyžaduje, aby dōTERRA a wellness konzultanti byly v souladu s GDPR, aby tak byly ochráněny osobní a soukromá data jednotlivců. Následující časté otázky budou dostupné na http://doterraeveryday.eu a budou pravidelně doplňovány. 1. CO JE TO GDPR? Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) je kulminací čtyřletého projektu o aktualizaci současných norem ochrany údajů a soukromí pro 21. století. Cílem GDPR je sladit tuto snahu v celé Evropské unii (EU). GDPR je také v procesu přijímání vícerými zeměmi Evropského hospodářského prostoru (EHP). 2. KDY SE GDPR ZAČNE? Dnem účinnosti GDPR je 25. květen 2018. 3. CO JSOU TO OSOBNÍ ÚDAJE A KDE JICH LZE ZÍSKAT? Osobní údaje jsou jakékoli informace vztahující se na fyzickou osobu, které je možné použít na přímou nebo nepřímou identifikaci osoby. Může se jednat o jméno, fotografii, email, bankovní údaje, příspěvky na sociálních sítích, zdravotní údaje, atd. Údaje se nacházejí v systémech, objednávkách, online, v databázích, atd. 4. JAK SE MĚ GDPR TÝKÁ? GDPR se vztahuje na všechny organizace a jednotlivce, kteří pracují s osobními údaji. V rámci GDPR je „dotčená osoba“ fyzická osoba, jejíž údaje se mají chránit. GDPR dále specifikuje dvě kategorie uživatelů údajů. Tyto dvě kategorie jsou „správci údajů“ a „zpracovatelé údajů“. Správce údajů uvádí jak a proč se osobní údaje zpracovávají. Zpracovatel údajů je strana, která reálně zpracovává část nebo všechny údaje pro správce dat. dōTERRA se identifikovala jako správce dat. dōTERRA navíc také identifikovala wellness konzultanty jako správce údajů. Proto dōTERRA aktualizuje své smlouvy pro wellness konzultanty (Wellness Advocate Agreement) a příručku pravidel (Policy Manual) pro celou Evropu, aby vytvořila smlouvu s wellness konzultanty jako správci údajů a aby definovala vztah konzultantů ke společnosti dōTERRA jako správci dat. 5. CO MÁM UDĚLAT DÁLE PRO DODRŽENÍ GDPR A PRAVIDEL dōTERRA? • Seznamte se s nařízením GDPR a s pravidly dōTERRA (oddíl 17). • Po úspěšném zaregistrování nového člena dōTERRA proaktivně smažte a/nebo zodpovědně vyhoďte osobní a soukromé údaje wellness konzultanta nebo zákazníka. Údaje by měly existovat pouze online, aby je bylo možné snadno odstranit v případě žádosti. To Vám také pomůže při pravidelném obnovování seznamů. • Zvažte vytvořit si zvyk, kdy si budete pravidelně kontrolovat svůj seznam emailových adres. Neprodleně vymažte jednotlivce, kteří se odhlásili nebo požádali, aby bylo jejich jméno odstraněno z Vašeho seznamu emailových adres. Alespoň jednou měsíčně si aktualizujte Váš seznam kontaktů. Prosím, berte na vědomí, že toto není kompletní seznam všech možností. 6. NÁSLEDUJE dōTERRA NAŘÍZENÍ GDPR? Ano, dōTERRA se zavazuje dodržovat GDPR. Společnost dōTERRA podniká nezbytné kroky, aby zajistila, že osobní soukromí je nejvyšší prioritou. 7. CO DĚLÁ dōTERRA S MÝMI OSOBNÍMI ÚDAJI? dōTERRA používá osobní údaje wellness konzultantů a zákazníků, aby mimo jiné identifikovala účty, zpracovala objednávky, zajistila úplné vrácení peněz, odpověděla na otázky, připravila výkazy a aby mohla oslovit wellness konzultanty a zákazníky v rámci běžného podnikání. dōTERRA také používá osobní informace, aby vyplatila provize, provedla platby převodem, nabídla ocenění a vytvořila výkazy. 8. KDE dōTERRA UKLÁDÁ MOJE OSOBNÍ ÚDAJE? Společnost dōTERRA ukládá data na svých serverech a databázích. Navíc, aby splnila všechny povinnosti vůči wellness konzultantům a zákazníkům, dōTERRA uzavřela smlouvy s třetími stranami, aby poskytla funkční služby, jako například zpracování platebních karet a plnění objednávek. Kompletní seznam uživatelů údajů můžete získat, pokud kontaktujete společnost dōTERRA nebo nám napíšete na: dōTERRA Attn: Legal Department 389 South 1300 West Pleasant Grove, Utah 84062 9. SLYŠEL/-A JSEM, ŽE GDPR ZAHRNUJE SPRÁVCE DAT A ZPRACOVATELE DAT. JAKÝ JE MEZI NIMI ROZDÍL? Správce je uživatel údajů, který rozhoduje o účelech, podmínkách a způsobech zpracování osobních údajů. Zpracovatel je uživatel údajů, který zpracovává osobní údaje jménem správce. 10. JSOU WELLNESS KONZULTANTI SPRÁVCI NEBO ZPRACOVATELÉ DAT? Jak je zmíněno výše v bodě 4, wellness konzultanti jsou správci údajů. 11. ZA CO SOM JAK WELLNESS KONZULTANT, SPRÁVCE DAT, ODPOVĚDNÝ? Odpovědností wellness konzultantů je dodržovat GDPR. Níže uvedený seznam odpovědností přidán do oddílu 17 evropských příruček pravidel (Policy Manual) obsahuje následující: A. Ochrana osobních údajů: Jak samostatně výdělečně činné, nezávislé strany jsou wellness konzultanti správci údajů, co se týče jakýchkoli osobních dat (včetně osobních údajů zákazníka), které zpracovávají v rámci své podnikatelské činnosti jako wellness konzultanti. Odpovědností wellness konzultantů je zajistit, že takové osobní údaje jsou zpracovávány, skladovány a odstraňovány plně v souladu s platnými zákony o ochraně osobních údajů včetně obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů 2016/679. To mimo jiné zahrnuje následující povinnosti: 1. plnit všechny povinnosti podle platných zákonů o ochraně osobních údajů včetně povinností ohledně bezpečnosti osobních údajů a důvěrnosti; © dōTERRA (Europe) Ltd. Altius House, 1 North Fourth Street, Milton Keynes, MK9 1DG, UK | doterra.com 2. zajistit, aby byly dotyčným osobám poskytnuty náležité informace ohledně zpracování jejich osobních údajů, včetně sdílení jejich osobních údajů se společností; 3. zajistit, že mají právní základ pro zpracovávání osobních údajů, včetně sdílení osobních údajů se společností a získání souhlasu dotčených osob na zpracování jejich osobních údajů pokud to vyžadují příslušné zákony o ochraně údajů; 4. zajistit, že dotčené osoby mohou uplatňovat práva na ochranu údajů, které jim byly uděleny podle platných zákonů o ochraně údajů; 5. uzavřít písemnou smlouvu se zpracovateli údajů, na kterých se spoléhají ohledně zpracování osobních údajů jejich jménem v souladu s příslušnými zákony o ochraně osobních údajů; 6. provádět vhodná technická a organizační opatření, aby se zajistilo a aby bylo možné prokázat, že zpracování se provádí v souladu s platnými zákony o ochraně osobních údajů; 7. okamžitě seznámit společnost o jakémkoli skutečném nebo možném narušení dat, které ovlivňuje osobní údaje zpracovávány wellness konzultanty v souvislosti s jejich činností jako wellness konzultantů; 8. plně spolupracovat se společností při každém přiměřeném a zákonném úsilí zabránit, zmírnit nebo napravit takové narušení dat; a 9. k provádění a poskytování přiměřené ochrany v případě předávání osobních údajů do zemí mimo EHP, jak to vyžadují příslušné zákony na ochranu osobních údajů. 12. SLEDUJE dōTERRA SOUBORY COOKIE NA SVÉ WEBSTRÁNCE? Ano a od 25. května 2018 se návštěvníci budou moci odhlásit nebo si vybrat, které soubory cookie budou odebírat. 13. KDE VÍM NAJÍT VÍCE INFORMACÍ O TOMTO NAŘÍZENÍ? https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data- protection-eu_en#relatedlinks 14. CO JE ODPOVĚDNOSTI SPOLEČNOSTI dōTERRA? Jako správce údajů má dōTERRA zajistit, že osobní údaje jsou zpracovávány, skladovány a odstraňovány plně v souladu s platnými zákony o ochraně osobních údajů včetně GDPR. 15. CO MŮŽE UDĚLAT WELLNESS KONZULTANT, ABY DODRŽOVAL GDPR? Obecně platí, že pokud wellness konzultant používá osobní údaje v rámci nástrojů poskytovaných ve virtuální kanceláři, jeho dodržování GDPR bude poměrně jednoduché, neboť dōTERRA bude virtuální kancelář aktualizovat. Pokud si však wellness konzultant z virtuální kanceláře stáhne seznamy obsahující osobní údaje nebo pokud si vytvoří své vlastní nástroje a/nebo seznamy s osobními údaji, pak musí wellness konzultant dodržovat všechny aspekty GDPR týkající se správce údajů. Tyto povinnosti zahrnují mimo jiné seznam poskytnutý v bodě 10 výše. Wellness konzultant musí uchovávat všechny známé osobní údaje, které obdržel od zákazníků nebo nově registrovaných wellness konzultantů, v přísné důvěrnosti a soukromí. Po úspěšném zaregistrování člena do společnosti dōTERRA, když jsou jejich údaje zadané do systému společnosti dōTERRA, prosím, smažte nebo zničte osobní či soukromé údaje, protože není třeba je dále uchovávat. 16. ŽIJI MIMO EU, ALE ZPRACOVÁVÁM ÚDAJE LIDÍ V EU. TÝKÁ SE GDPR I MĚ? Ano, wellness konzultanti žijící mimo EU, kteří pracují s osobními údaji lidí žijících v EU, se musí řídit nařízením GDPR. 17. CO KDYŽ MĚ ČLEN dōTERRA POŽÁDAL, ABYCH PŘESTAL/-A KOMUNIKOVAT NEBO JIM ZASÍLALA EMAIL? JEDNÁ SE O PORUŠENÍ GDPR? Ano, pokud si dotyčná osoba vyžádá, aby více nedostávala marketingovou komunikaci, této žádosti je třeba vyhovět do 30 dnů. Osobní odpovědnost za nedodržení tohoto nařízení GDPR může být uložena jednotlivým wellness konzultantům prostřednictvím osobních soudních řízení a/nebo vládních opatření. Pravidla společnosti dōTERRA také zakazují spamovat členy Vašeho týmu a jiných. V souladu se zásadami GDPR a pravidly dōTERRA tedy musí mít wellness konzultanti vždy možnost odhlásit se z komunikace od společnosti nebo ostatních wellness konzultantů. Pokud si myslíte, že dostáváte nevyžádanou korespondenci, neváhejte nás kontaktovat na compliance@doterra.com, abychom pomohli vyřešit daný problém. 18. KOHO MOHU KONTAKTOVAT, JESTLI MÁM OTÁZKY O GDPR? Všechny informace jsou dostupné na oficiální stránce EU o GDPR. dōTERRA is pleased to provide information related to the rights of data subjects. dōTERRA ráda poskytne informace vztahující se na práva dotčených osob. dōTERRA také ráda poskytne obecné informace do rozsahu povoleného zákonem ohledně povinností wellness konzultantů podle GDPR. Pokud byste si chtěli uplatnit svá práva na ochranu údajů, prosím, kontaktujte společnost dōTERRA nebo nám napište na: dōTERRA Attn: Legal Department 389 South 1300 West Pleasant Grove, Utah 84062 19. JAK SI VYŽÁDÁM, ABY BYLY MOJE OSOBNÍ ÚDAJE VYMAZÁNY Z DATABÁZE dōTERRA? Pokud byste si chtěli uplatnit svá práva na ochranu údajů, prosím, kontaktujte společnost dōTERRA nebo nám napište na: dōTERRA Attn: Legal Department 389 South 1300 West Pleasant Grove, Utah 84062 20. DĚLÍ SE DŌTERRA O MOJE OSOBNÍ ÚDAJE S TŘETÍMI STRANAMI? dōTERRA se o osobní údaje dělí se strategickými třetími stranami (viz. bod 7), aby tak naplnila všechny své odpovědnosti vůči wellness konzultantům a zákazníkům. Příkladem třetích stran, s nimiž má dōTERRA smlouvu, jsou zpracovatelé platebních karet, společnosti na přepravu a plnění a databázové služby, které poskytují virtuální kancelář a www stránky. 21. USKUTEČNÍ SE ZMĚNY V KONTAKTNÍCH INFORMACÍCH, KTERÉ VIDÍME VE VIRTUÁLNÍ KANCELÁŘI? Veškeré změny potřebné k tomu, aby dōTERRA dodržovala GDPR jsou implementovány na webových platformách dōTERRA. Jako správce údajů dōTERRA splní požadavek wellness konzultantů, abychom vymazali údaje z našich systémů včetně virtuální kanceláře. Viditelné kontaktní informace ve virtuální kanceláři se považují za autorizované za předpokladu, že člen nekontaktoval společnost dōTERRA, aby byly jeho údaje vymazány (viz. bod 18).